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14 Excel 1的使用方法是一切的基本（第1页）

14　“Excel1”的使用方法是一切的基本

我赘述了很多次，“丰田一页纸”之所以能发挥显著的效果，是因为它是“经过彻底思考后制作出来的一页纸”。

要制作会议用的“一页纸”，就需要逐一思考几大要素：开会的目的是什么、会上要传达的重点是什么、对方对此了解到什么程度、需要向对方确认什么，等等。

不过，彻底思考几个字看似简单，实际做起来却十分困难。

首先，有一个重要的准备动作需要留意。即“整理”信息。信息是思考的基础，信息的整理非常重要。

如果没有思考的材料，或者材料杂乱无章、难以使用的话，根本无法展开彻底的思考。

想象一下做饭时的冰箱就不难理解了。

例如，要做咖喱的时候，打开冰箱，发现胡萝卜、肉等材料都放得杂乱无章，根本找不到，这相当于在进入制作步骤之前，就已经遇到了很大的阻碍。

整理“一页纸”，只需3个素材

整理信息的时候，到底该怎么做？

我提出的“一页纸”总结技能，需要准备以下3个素材。

·主题

·三色笔（绿、蓝、红）

·一页纸

首先来说明一下“主题”。

前面提到过，“丰田一页纸”的框架中必须要有主题。主题，即“关于什么”。一开始就定好主题的话，可以帮助我们在这个架构中对必要的信息进行取舍。

上网搜索信息的时候，需要在Google等搜索引擎里输入关键词，对“一页纸”的制作也是如此。

再比如，当你不知道午饭该吃什么的时候，可以上网搜索“午餐，推荐”之类的关键词。接下来，大脑就会发挥作用，判断“吃鱼套餐还是猪排饭套餐”等最终问题。

换言之，总结必要信息的先决条件就是“确定主题”。然后顺藤摸瓜，寻找和主题相关的内容。这是“整理”信息的第一步。

搜索出信息之后，如果不按照某种形式整理搜索结果，依然还是无法顺利进入“总结思维”那一步。仅仅在大脑里勾勒需要做的事情的话，很容易产生混乱，迟迟得不出结论，而且无论什么时候都容易陷入无法整理清晰的状态。

因此，需要把大脑里混乱的信息写在“一页纸”上。

“Excel1”的使用方法①：表格制作

在此，我将小框架或小表格的集合体称为“Excel1”。

大脑根据主题进行搜索后，先将搜索出来的关键词写下来。

思考的时候，我习惯使用这些简单的表格，这完全是得益于制作“丰田一页纸”时需要考量“框架”的这一特征。

在制作“丰田一页纸”之时，大多数员工会从制作“框架”着手。设计框架，将意识集中在框架之中，从而使大脑发挥填充的作用。

顺便提一下，包括我在内的多数丰田公司员工，制作文件的时候不是用Word或PowerPoint，而是使用“Excel”。

每天盯着电脑上显示的Excel画面，即小单元格（＝框架）的集合体，整理信息或进行思考。

而更加轻便、任何人都能轻松操作的方式就是“手写”，我把手写形式的框架称为“Excel1”。

整理信息、总结思考、用于传达的“Excel1”

“Excel1”的名字来自于以下的亲身体验。

那么，“Excel1”要如何使用呢？

首先，在笔记本上画出框架。通常，将A5或B5大小的笔记本横放，然后画出框架。如果没有笔记本，可以把A4打印纸对折。顺便提一下，我平时一般用apica的“矩形（无网格）”A5笔记本。