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Part4 要事第一 摆脱各种缠身的琐事（第2页）

努力节约时间而又做不到的人，常常想把他们的没有效率怪罪在这一类事情上。不过这不是问题所在，问题是把太多的时间用在第三和第四类而不是用在第二类事情上。

用好你的80／20法则

时间管理上有一个著名的“ABC优先顺序法”，就是在极有价值的那些项目旁边，标上大写的A，在具有中等价值的项目旁边标上大写的B，在价值较低的项目旁边标上大写的C。对那些经常自我感觉疲劳的人，帮助他们的最好方法，就是要求他们不要再以做些C级事情来安慰自己。但是，有些人通常在放弃C级工作时总是犹豫不决，这样最好是把80／20的规则介绍给他们。

在介绍之前，先请大家回答下面几个问题，从回答中你将得到重要的启发。

1．在接到的80％的电话中，经常给你打电话的人占多少？

A．30％B．20％C．10％

2．在销售余额的80％中，从顾客那里收入来的占多少？

A．50％B．40％C．20％

3．你使用的档案有多少是从20％的档案中取出来的？

A．100％B．90％C．80％

4．在洗衣服的人中有多少是在集中洗自己全部衣物的20％？

A．30％B．50％C．80％

这几个问题，在国外曾经有人进行过调查，比如美国的调查中得到的答案是：1、2两个问题的答案是20％，后两个问题的答案是80％。于是就有人在这两个答案中，发现了两者的密切关系。这种密切关系被发现者称为“80／20的法则”。如果用发现者的名字命名的话，就叫做“佛瑞特原理”。其内容是：“大体上，80％的价值是从20％的项目中获得的，而剩下20％的价值则是从80％的项目中产生的。”也就是说，只要集中时间和精力，用在自己所担任工作的20％上，就可以取得80％的成果。

这位发现“80／20的法则”的帕雷托先生是意大利的贵族，也是瑞士洛桑大学的教授，是一位统计学专家，同时也是经济学家。他于1987年提出了“在所有的人口中，个人的所得收入，应有一定的法则”的主张，这个主张经过发展，便产生了佛瑞特分析法，也就是“80％比20％的法则”。

帕雷托认为，许多社会现象经过分析以后，就会发现有很多适合于这个“80／20的法则”。如果你是大工厂里的一个合格的商品推销员，就很容易理解和掌握这个原则。经过分析你会发现，自己销售额的80％，是来自于仅占全部客户的20％的那部分客户。假如自己所担负的客户有50家，那么，经常能固定购买你的商品的客户大约有十家左右。这样，你就必须把主要时间和精力用于同这十家客户的交往上，以确保你的销售额不致于下降。实际上，被人们称为最能干的商品推销员，他的秘诀就是常常去拜访这十家客户，并把交际费用的大部分花在这方面，以维持与他们建立起来的良好关系。

这个80／20法则向我们说明，在一份有十个项目的表格上，只要集中精力和时间完成其中两项，就可以取得80％的价值，也就是最大价值。所以，你要认真地挑选出两项，并把它们标上A，然后就去做。对于剩下的八项可以慢慢去做，因为做这八项工作所取得的价值，远远低于两个A级项目的价值。从日常生活中把一些重要的工作项目挑选出来，你就会因为专心致志地去完成高价值工作而感到愉快，这时你甚至非常乐意忽略其他具有较低价值的工作。

下面我们举些日常生活中经常遇到的事例给大家看一看。一般来说：

80％的销售量来自于20％的客户；

80％的产量来自于20％的生产线；

80％的病假是20％的工作人员请的；

80％的可用档案存在于20％的档案中；

80％的宴会只重复20％的食谱；

80％的垃圾只出现在20％的最常用区域；

80％的钱花费在20％的商品上；

80％的清洗工作只用在20％的常用衣服上；

80％的电视时间用来收看20％的你最喜欢的节目上；

80％的阅读时间用在20％的报刊上；

80％的电话是由20％的外人打进来的；

80％的外出就餐是在20％的你最喜欢的餐馆中进行的。

这些事例清楚地告诉我们，千万不要纠缠于低价值的活动上，而要把精力集中在20％的高价值活动上。所以，在工作时一定要牢牢记住这最有意义的20％。因为，我们手里的80％的成果，都是从这个20％中获得的。我们必须高度重视这20％，把最主要的精力和更多的时间都花在这20％上。如果把精力和时间从这20％上移开，去面面俱到地顾及所有的事情，必然会事倍功半，造成某种程度的损失。那些常常因感到时间不够用而烦恼的人，一定希望自己有更多的时间，并把这些时间用在更有意义的事情上。然而，想得到更多的时间并想做到有效地利用时间的人，就必须活用“80／20的法则”。

那么，最好在什么情况下拒绝C级活动呢？这是一个需要进一步说明的问题。要想为完成A级事项准备充分的时间，最好的方法之一，就是将那些你自认为意义很小而又浪费时间的C级事项减掉一些。C级事项一般来说都不是很重要，有的甚至是可做可不做的。所以应当把C级事项从工作日程表中抽列出来，不必浪费时间去处理这些事项，甚至可以养成不太喜欢做C级事项的习惯。要坚定地树立起一种观念，即绝不把C级事项摆在重要的位置上。如果能够做到这一点，那么就一定会给你的工作和生活带来许多愉快。

假如在你的工作日程表上，一项事情已经被列为C级项目中的优先项目，但是为了把它从心目中清除掉，你首先应当坚决从你的计划表上把这件事删掉。同时，只要你下决心再也不去干这件事，经过一段时间以后就会把这件事忘得一干二净。

这里特别需要提醒大家的是，在日常生活和工作中，要尽量避免使一个C级事项变成一种危机。有些事情，像给汽车加油，就可列为C级事项，并且可以稍微延迟办理，但是若拖得太久了就可能造成极大的危机。假如你的油箱里还有3／4的油，你若去加油就没有太大的必要了，但是如果你的油箱只剩1／4的油，那么你就赶紧去加油，这样可减少你途中奔波加油的次数，避免浪费很多时间。假如你不这样，碰巧在行车中油箱空了，在附近又没有加油站，那么这时不但会给你带来时间上的巨大浪费，而且会使你异常烦恼。所以，为了让这些C级事项不变成一种危机，就一定要克服那种临时抱佛脚的习惯。中国有句“防患于未然”的古话，讲的就是这个道理。假如，当你身体非常强壮，毫无病痛，想不出自己的身体究竟有什么问题时，就迟迟不去办理人身保险，这是不足为训的。或是平时不把换洗的衣服准备好，等到了要参加周末朋友聚会时，却找不到一件干净的衣服，这时你也就只有自怨自艾的份了。

现在介绍一个简单的方法，以帮助大家去发现什么是能为自己产生80％价值的20％的事。这个简单的方法是，当你每天早上坐在办公桌前准备办公的时候，首先拿出纸和笔来，认真地写下当天自己想要完成的十件或更多的事情，并按照重要性列出你所要完成的事情的次序，当天就按照这个次序去工作。这就像在前面曾经说过的，你要在较少的时间里取得较大的工作成果，就必须首先决定工作重要性的优先次序。

如果按照这个次序还无法完成当天的重要工作，那么就可以留到明天再做。到了明天，再加上新的工作，再按照重要性重新整理、编排。运用这种编排方法，能完成你十件工作中的两件，就有可能使你当天的工作取得最大的成果，即实现80％的价值。以此类推，每个星期、每个月、每一年，都可以列举出当星期、当月、当年间必须完成的十件重要事情。如果按照前面讲过的方法去实施，能够完成其中的二成，就说明你所使用的时间效率又上了一层楼，还会觉得自己的时间绰绰有余。

千万注意，要灵活运用时间必须避免那种面面俱到的“完全主义”。如果想完成全部的工作，不论由谁来做，都必定会忙得满头大汗，为到处奔波而叹气。所以，必须先决定事情重要性的先后次序，把主要精力用于第一件和第二件最为重要的事情上。

我们应经常将80／20原则运用在工作上。

假设，一个电话销售单位一天有100个打通的电话，这100个打通的电话，并不是由100个人平均一个人打一个。以80／20法则来看，有两成的人不只打一次，而且这两成的人所打的电话占所有电话的八成。因此处理的方法，是针对打电话频率较高的两成去下工夫并且最终解决这个问题。

80／20法则也极有助于应付一长列有待完成的工作。面对着一长列工作，看起来常常是不可能一一完成，我们难免心存畏惧，于是大多数的人在还没有做之前就感到泄气，或者先做最容易的，把最困难的留到最后，结果永远办不到最难办的事情。但是如果我们知道只要完成表中的二三项工作，就可以获得最大的好处，那就会对我们大有帮助。因此，列出这两三项工作，各花上一段时间集中精力把它们完成。不要因为没有把表中所有工作全部完成而感到不舒服。如果你所决定的优先次序是正确的，那么最大的好处，已经由你所选择去做的两三项工作中获得了。