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Part4 要事第一 摆脱各种缠身的琐事（第3页）

因此，当你面临很多工作，而不知如何着手时，就应该试着使用80／20法则。

精力一旦集中，效率立即倍增

有很多人缺乏效率，恰恰是因为他们想有更高的效率。他们常想同时做很多的事情，结果欲速则不达。在做一件事情时，用多少时间并不重要，重要的是你是否“连贯而没有间断”地去做。

有人问拿破仑打胜仗的秘诀是什么。他说：“就是在某一点上集中最大优势兵力。也可以说是集中兵力，各个击破。”这句精辟的话道出了集中精力对于成功的重要性。

许多管理者工作不可谓不努力，工作时间不可谓不长，但就是成效不大。而他们自己也清楚，效率不高的原因是他们的精力没有得到有效的集中，这常常是他们自责的原因。他们一直在忙活着，而实际上，工作、学习的内容没有多少进到他们的脑子里。这实际上是工作方法的问题。

要想真正成功，必须集中精力，全神贯注。当你受到干扰之后，你还得花时间重新启动你的思维机器，尤其是当你受到几个小时或几天的干扰之后，就更需要较长的时间来加热思维机器。这无疑对效率是有极大损害的。这也就是为什么有的人整天很忙，却总觉得自己的时间不够用。

对于很多人来说，集中精力比较难，因为他们容易受到干扰。一切都可能成为干扰：一项体育活动、热点问题、某些生活情形、与同伴的争执甚至天气等等，不一而足。比如有的人在雨天不能有效工作，是因为“阴雨天影响情绪”。如果你将自己的时间主要花在应付干扰和琐碎的事务上，你永远无法真正驾驭自己的生活。

由于我们生活在一个复杂的社会群体之中，所以任何人都无法完全避免干扰。管理者也许要说，有很多干扰是我们拿薪水必须做的事情啊，例如和顾客谈话、答复员工的问题、接听老板的电话——这些都是分内的工作，是不能避免的啊。尽管如此，我们仍然能够尽量减少干扰。

首先，缺乏效率的人应该仔细地打量自己的工作和学习环境。精力无法集中的人，自称要消除精神疲劳、改变心情，常常会在写字台周围摆上各种不相干的玩意儿，实际上这些东西无形中也对你形成了干扰，尽管是不易察觉的。这时候，办法只有一个，除了达到当前目的所必备的东西之外，不让自己看其他东西。

成功的作家都认识到集中注意的重要性。现代多产小说家之一，法国侦探小说作家乔治·西默农在写一本书的时候，就把自己完全和外界隔绝开来，不接电话，不见来访的客人，不看报纸，不看来信。正如他说的，生活得“像一名苦行僧”。在他完全沉浸于写作大约11天之后，他出来了，并完成了一本最畅销的小说。

俗话说：“一箭双雕”。在某些情况下，我们同时做两件事情也是可以的。但很多勤奋的人狂热地想获得每一分钟的最大效用，时时都想同时去做几件事，这样就不太现实了。

歌德说过：“有一件事是你总能预想到的，那就是不可预见之事。”干扰总会有的，我们应该学习如何对待它。多数干扰初看起来似乎比实际上要重要得多，而实际上很多干扰是我们完全能忽视的。

另外一些我们至少在当时可以否认，也就是说，我们完全可以心安理得地将其先搁置一旁，以后再去应付。还有一些则需要我们立即关注并腾出时间来处理。既然你总是不得不面临一些“无法预见”的燃眉之急，你应该立即采取预防措施。

比如，一个出租车司机，每个冬天总会由于还使用着夏季轮胎而有几次在雪天无法出车，你会如何评价他？你会说：“他应该早作打算。”正如某些地区每个冬天都会下雪一样，如果我们能对可预见的情况早作打算，很多干扰就可以避免。

当然，谁也不能预见每个意外。生活不是一个完美计划的机械写照，不会按部就班地运行。有时会出现燃眉之急，要求我们立即处理。紧急情况出现的可能性较高，可能每周甚至每天都发生。关键在于，你应该把这些干扰纳入计划，而不是让它们瓦解你的计划。要么你围着干扰转，要么让干扰跟着你转。

我们应该懂得在日程表中安排一个专门处理干扰的时间。为此每天至少应该安排两个小时。如果不出现问题，你就赢得了额外的时间。无论如何，你不要让干扰耽误了你所计划的结果。同样，你也可以每两周安排一天专门处理干扰，或是每六个月安排3～5天。如果可能，你可以聘请某人，替你处理那些可由他人代你应付的干扰。这些都是很有效的方法。

总之，我们应时刻记住，花多少时间做事情并不是最重要的，关键是做事的质量，也就是做事时集中精力的程度是更加重要的。重视时间的长短却不重视利用它的效果是我们经常走入的一个误区。

另外，不管是学得更快，还是干得更快，都是一个效率问题。

如何在你的日常工作和生活中，使效率得到充分的显示？比尔·盖茨认为最实用、最重要的方法则是——集中精力、高度投入。三心二意、心猿意马绝不可能换来高效率，就是天才也不行。反之，有效地把精力、时间集中在当前所做的事情上，就可以产生能量聚焦效应。高度专注、高度投入，这是提高效率最简单最有效的秘诀。

比尔·盖茨从小就精力过人，从小就极爱思考，一迷上某事便能全身心投入。在湖滨中学读书时，他常按自己的兴趣爱好来安排学习。比尔·盖茨在喜欢的课程上狠下功夫，学得非常棒，如数学和阅读方面。每次父母看到他拿回来的成绩单，尽管他们知道他在一些课程上会学得更好，但他们并没有拉下脸来责备他。因为他们知道这样的学习才是高效的学习，才能始终保持那种难得的专注意志，从而有利于将来创造人生的大业。

那些成功的人士，其实没有什么超人的本领，如果说有的话，他们只不过比别人更善于利用时间、管理时间。

有意识地训练自己在利用时间方面的本领，你才能从时间里找到自己更多的人生价值。

做一个时间管理高手

每天有许许多多的事情等着我们去做，如果我们不分主次地进行工作，那么到头来我们不仅丢了“西瓜”，很有可能连“芝麻”也捡不到，使一些本来可以“生出效益的时间”白白地浪费掉。

比尔·盖茨就是一个善于分清主次的人，他每天总是挑最重要的事先做，次要的事情放后一点。他在经营理念上也是如此，盖茨目前可以将绝大部分时间用于自己最挚爱的事业：与为微软立下汗马功劳的开发员齐心协力开发软件。新角色或许给了他充分发挥最佳才能——敏锐得近乎离奇的预见力的空间，他预见到应将新兴软件技术进行巧妙组合，增值为人们必不可少的符合“行业标准”的产品，而这也将增加对微软及其他厂商软件的要求。他适时地融入新工作，并开始指导堪称所有集成项目鼻祖的Longhorn（实际上是Windows的全新版本）的开发工作。

如果Longhorn能够成为真正意义上的超级Windows，它的计算功能将令OraeWarner和Sony望而却步。但是这并非盖茨最关心的，无论是工作还是家庭，都有太多的事情需要他来操持。放弃CEO的职位使得盖茨重新拥有所钟爱的晚上和周末的“思考时间”，使他有更多的机会扮演家庭成员的角色，有时间专注于他的基金会斥资240亿美元的艾滋病（攻克）及其他难题。

但很多时候，人们总是被习惯束缚着自己的手脚，在处理问题时总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，成功人士不可能这样工作。

时间管理的精髓即在于：有主次之分，设定优先顺序。即把要做的事情分成等级和类别，先做最重要的事，再做次要的事。优先保证最重要的事的时间，就能优先保证做好最重要的工作，从而能够从大局上控制时间的价值。

比尔·盖茨认为：那些善于管理时间的人，不管做什么事情时，首先都用分清主次的办法去统筹时间，把时间用在最有“生产力”的地方。

如何分清主次，把时间用在最有“生产力”的地方呢？比尔·盖茨归纳了三个判断标准：

1．首先明白我们必须做什么？

这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。

2．其次应该明白什么能给我们最高的回报？

应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。

最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉”，勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏高效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上，这就是当今时代“勤”的特点。

前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。

3．再其次应该清楚什么能给我们带来最大的满足感？

最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，唯有如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急就很清楚了，然后，以重要性优先排序（注意：人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间的了。

当然，除了要强调优先重要，还要强调长远重要。这是“第四代时间管理学”超越前三代的突破性理念，也是“第四代时间管理学”的核心精髓。强调长远重要，即强调做“不急迫却重要而长久的事”。