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Part6 自动自发 主动做好每一件该做的事情（第1页）

Part6自动自发：主动做好每一件该做的事情

对于我们自己的事情，我们应该自动自发地去做，只有这样我们才能将每一件事情做好。如果一味地拖延，等到来不及的时候再做，我们只能仓促地完成它，而不可能出色地完成它。

分清什么是最应该做的工作

我们经常会在写字楼、车站、餐厅甚至是家庭的餐桌旁听到如下话题：

“我今天有个客户还没有去拜访呢，他可是一个重要的客户，等我想去拜访他时，下班时间已经到了。”

“已经有一个礼拜的衣服没有洗了。”

“我那份财务报表还没有完成呢，经理明天就要。”

为什么有这么多的人，在下班后还在唠叨自己的工作没有完成？其中最主要的原因就是他们在上班的时间内，没有分清楚自己该做什么，不该做什么，哪些事情可以让下属去做。

对于每个人来说，能否合理安排好自己的工作时间，其工作效率是不一样的，时间安排得合理，事半功倍；反之，则事倍功半。

有位经理总是显得很忙碌，他把很多时间用于行政管理，而不是为客户服务，虽然这样做也是对工作负责任，可这恰恰说明他的管理方式有问题，他每天都把自己弄得疲惫不堪，而且每天的工作都无法完成，工作拖了一大堆。

显然，这位经理很辛苦，他付出了很多劳动，却没有什么成绩。因此他应该自问：“什么是我应该干的事情？”“我是否应该让他人代理一些工作？”“如果我把各项工作事先做出计划安排，这些紧急事情就不会被耽误。”

另外一位经理是位高效率的经理。他把通信发函的事留给秘书去做，自己则亲自通过电话处理重要问题；他的会议计划安排得很满，自己只参加关键会议；他可以同时参加两个会议，而且没有疏漏；他非常熟悉自己的客户和供货商，他有足够的时间了解他们；他还有时间阅读各种文件，以充分掌握本行业的商情；他不是仅仅讨论问题，还要解决问题。他似乎有用不完的时间。

可见，分清楚自己应该做什么，不应该做什么，就不会把宝贵的时间耗费在不重要的事情上，从而能够做到轻松工作、享受休息、享受生活。

勇于直面A级任务。很多人在遇到A级任务后，由于该任务比较艰巨或者需要花费太多的时间才能完成，因此心生犹豫，瞻前顾后，左右摇摆，不知道该不该接受这个任务。对于A级任务，慎重考虑是必要的，但如果一味谨慎，前怕狼后怕虎，迟迟不敢动手去做，这是一种非常可悲的态度。正如威廉·沃特说：“如果一个人永远徘徊于两件事之间，对自己先做哪一件事犹豫不决，他将会一件事情都做不成；如果一个人原本做了决定，但在听到自己朋友的反对意见时犹豫动摇、举棋不定，像风标一样摇摆，每一阵微风都会影响他，那么，他在任何一件事上都只能是一事无成，无论是举足轻重的大事还是微不足道的小事，概莫能外。”

在A级任务面前犹豫不决的不仅有管理者，也有普通员工。在此，以某公司的管理者为例，说明直面A级任务的重要性。

上午九点钟，某公司的经理小段刚走进办公室，电话铃就响了，是一位重要客户的电话。在电话里，客户为一个产品的包装设计和他讨论了很长时间。放下电话后，秘书进来告诉他，市里某部门的领导突然来检查他们的工作。小段立即去了会客室。等送走这位领导，小段就想：本来今天工作日程表上的A级任务是制订下半年的生产计划，这是一项费时、费力的复杂工作。他看看手表，还有10分钟就到吃午饭的时间了。这时，秘书又送进来一摞日常事务文件，这些文件都需要亲自处理。

面对那一堆文件和自己原来确定的A级任务，他犹豫了，他不知道这10分钟是用来处理几份文件，还是安排一下A级任务，或者放弃这10分钟，直接去吃饭。

针对小段这种情况，时间管理专家认为，尽管用10分钟制订下半年生产计划根本不可能，但小段仍有必要花10分钟时间去做。如果他用这10分钟时间处理信件，从表面上看，似乎没有违反最大效率利用时间的原则，但小段根本没有整段时间制订下半年的生产计划。只好利用这少有的10分钟处理一些信件。小段这样想并且这样做，那他就是丢掉了真正的重要事务。

在工作中，如果习惯选择先做简单易行的工作，就永远没有完整的时间去做那些重要的工作。因此，当遇到A级任务时，不要犹豫，要敢于直面，并立即着手去做。否则，只会使A级任务拖延更长时间，以后处理起来更麻烦。

善于委派任务，为自己赢得时间

一位时间管理专家在一次给某大学总裁培训班培训时说：“时间管理的关键是充分授权，及时把工作委派给他人，不要害怕对方说不，也不要害怕被对方拒绝。”可在很多企业里，一些领导人还是喜欢凡事亲历亲为。对于职业经理人来说，凡事亲历亲为说明他是个负责任的、勤奋的领导。但是，从其每项工作中所创造的价值来说，凡事亲历亲为的最大不足之处就是浪费了太多时间。事实上，一个优秀的领导只需要抓大的方向、目标、决策等，而对于回复商业信函、买机票、参加部门会议等事情完全可以通过授权来解决。

杰克·韦尔奇认为：“如果一个管理者认为他的职务权力只能由他个人行使，那就没有一个人有能力胜任其工作。委托不只是在职责上分散权力，而且要让他人代替自己去执行具体任务，这样就能够为自己赢得更多的时间和充沛的精力，去做更重要的工作。”

尼西亚尔公司是英国一家规模较大的建筑公司。公司管理者威尔逊喜欢凡事都自己亲自去做，结果把自己弄得精疲力竭，工作却没有大的成效，更重要的是，公司管理一度出现混乱，威尔逊发现自己的时间永远不够用，没有一件事情处理得利索过。

后来，威尔逊意识到了问题之所在，他开始把一些事情委派给下属去做，这样做的结果是，威尔逊感觉到越来越轻松，他甚至有时间带着家人去度假了，而公司的经营形势越来越好，收入每年递增10％。可见，把工作委派给他人，其效果非常好。

要使委派产生最好的效果，就需要注意以下几个细节：

1．要非常明确地告诉被委派者，需要他完成什么任务，完成任务需要多少时间，衡量该任务是否完成的指标是什么，这样被委派者就能清楚地知道自己要做的事情，要花多长时间才能完成。

2．委派时，要让下属心怀责任感，要让他对完成任务有信心，觉得接受任务是光荣的，这样被委派者既乐意接受任务，也会尽心尽力地去完成。

3．切忌把一些乏味的或是难度很大的工作委派给他人，而应该把那些下属愿意做、有兴趣做、也有能力去做的工作委派给他们。同时，不要把明显属于领导自己应该完成的任务交给他们，那样会给他们增加压力。

4．委派时要有针对性。要了解下属，根据他们的特长、能力大小、拥有的时间多少、以前是否接受过该任务等来给他们安排工作，如果一个员工的工作已经很多，就不要再委派任务给这位员工，而应该寻找更合适的人；如果某位员工在他的岗位上才工作了几天，并且不完全熟悉该工作，也不要把委派的任务交给这位员工，因为他需要一个学习的过程，如果任务多了，就有可能影响该工作完成的时间和质量。

5．委派时要把一个完整的项目交给某个员工，这样可以激励该员工努力工作，尽早完成委派任务。同时要随时同该员工保持联系，了解委派工作进度，如果对方遇到困难，要帮助他想办法解决。

6．告诉员工在接受委派工作后，可以使用的资源有哪些，他的职权范围有多大，他应该达到的工作标准是什么。

7．如果委派的工作任务需要一个团体共同完成，那么在分配任务时要明确每个人的职责和权利。