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Part6 自动自发 主动做好每一件该做的事情（第2页）

8．委派任务后，应该进行适当的控制、监督和反馈。如在完成工作任务期间询问工作进度，了解任务的大概完成时间，如果在检查中发现工作时间延迟，要出面干涉，在为他们提供帮助的同时，也要提醒他们抓紧时间。

9．委派任务完成后，要对员工的工作状况做一个评价，对于工作任务完成得出色的，要给以表彰和鼓励；对于工作状况一般的，也要帮助对方找出原因，并给予对方信任和鼓励。

当一个管理者学会了合理地把一些工作委派给下属时，他就有更多的时间去做最重要的事情，这样下属既得到了锻炼的机会，自己也能轻松地抓好管理工作。所以，善于委派他人也是节约时间，使工作效益最大化的方法之一。

列出一份工作清单

我们在孩提时代都有过这样的经历——在自己的书桌上或是文具盒里贴上一张课程表，根据这张课程表，就能在上课前把即将学习的那一门课程相关的课本、笔记本、作业本准备好，这样在上课铃响起时，就不至于手忙脚乱地去找相关的东西，而是能够从容地听老师讲课，一切都显得井然有序。

同样道理，在工作中也可以为自己列出一份清单，有了这份清单，每天的工作任务就能一目了然，自己就能清楚地看出一天中应该干什么，什么是重要的工作等等。

工作清单可分为日、周、月工作清单。每日工作清单最简单，可以在台历上直接注明当天要做的事情：

1．上午9点给重要客户打电话，询问合作事宜。

2．9：30～10：30处理重要文件；审定一份合同，查阅有关部门送来的报表。

3．10：30～12：00检查车间生产情况。

4．13：00～14：00参加厂务会议。

5．15：00～16：00接见同行来厂参观、学习。

6．17：00确定明天是否出差，如果出差，让秘书准备机票和其他事宜。

在此需要说明的是，列出工作清单最好是在头天晚上或是当天早晨，而且要养成习惯，这样清单才能起到帮助工作的作用。

在列清单的时候，要考虑很多因素，如清单上安排的任务能否在一天内完成？是不是把重要的工作任务列在了第一位？清单上列出的工作不要太多，如果太多，就有可能无法完成。如果重要的工作任务没有放在第一位，也容易让一天的时间在杂事中被浪费掉。所以，列清单时一定要对自己有个清醒的认识。另外，要把那些不重要的事情排除在清单之外，不然就容易在这些琐事上花费时间。

每当完成一项工作任务时，就要在清单上把相应的那项工作任务划掉，这样处理容易给自己一种成就感，能促使自己更好更快地完成后面的工作。在结束一天的工作时，可以检查一下自己的工作清单，看看有多少工作任务完成了，还有多少没有完成。在没有完成的工作任务中，还有重要的事项吗？如果有，下次安排时一定要把重要的工作放在首位，同时，还要反省自己为什么没有完成，找出原因并吸取教训。

当然，工作清单毕竟是“死”的工具，而实际工作却呈现多样性，有时候会出现突发事件，打乱原来的计划安排，这就需要在罗列清单时，留一些机动时间，否则，当一些意外事情发生时，安排好的时间就会被打乱。

老李是一家销售公司的经理，他每天晚上都要列出第二天的工作清单。如4月13日的工作清单是这样安排的：

1．9：30开公司销售主管会议。

2．10：40接待一位重要客户。

3．中午陪一位供货方的负责人吃饭。

4．14：00和人事经理讨论招聘新员工的培训问题。

5．15：00去公司所属的一个重要卖场现场调研。

第二天，会议刚开了一半，秘书接了个电话，急忙告诉老李：“经理，很抱歉，这个电话很重要，必须得你亲自接电话处理。”老李只好中断会议，亲自去接电话。

原来，这个电话是一个卖场负责人打来的，他告诉老李，由老李公司提供的货物中有部分不合格，他认为老李公司没有按照合同供货，因此要求赔偿……

这的确是一件重要而且需要老李亲自去处理的事情，老李向秘书交代了一声，就去那家卖场了。就这样，他一天的工作计划被彻底打乱了。

那么，在列出工作清单时，如何处理这样的突发事件呢？这就需要在罗列工作清单时留出一定的弹性，要把时间定得宽松一些，这样在发生意外事情时，既有充足的时间去处理，又不会打乱已经制订好的工作计划。

让“日常备忘录”成为好帮手

在一个家庭里，每个家庭主妇都很忙碌，她们要打扫卫生，要接送孩子上下学，要买菜做饭……在公司里，每个员工也都很忙碌，有时候一天要做好几件事情，公司负责人也大都是忙得不可开交。可以这样说，心智健全的人，几乎每一人都在忙碌地工作着，而在忙碌的过程中，由于神经高度紧张，不少人做事丢三落四，耽误了不少时间。为了让自己的工作有条理，使用“日常备忘录”是克服工作忙乱的有效方法。如家庭主妇可写上准备买什么菜，家里还缺什么日常用品等，这样去农贸市场的时候就可以一次性把所有需要的东西买齐。如果是职业人士，“日常备忘录”就更重要了。

遗憾的是，很多人不重视使用“日常备忘录”，认为它帮不上自己什么忙，或是过分相信自己的大脑。因此，他们常把自己一天或一周、一个月要做的事都装在脑子里，以为仅凭自己的记忆就能有条理地做好每一件事。可事实并非如此，有些事情做到一半出现了问题，就要花很多时间去分析、研究，以期找到解决问题的办法。如此一来，很容易忘掉下一步要做什么，或是忘记哪一件是最重要、最紧急的事情，以至于在接了一个电话后，却忘记了今天必须给已断货的销售柜台送货；甚至为了修改一份并不重要的文件，而忘记了下午还要与一个重要客户约会洽谈。

王助理是广州一家制鞋厂的销售部经理办公室助理。一次，某大型鞋类专卖店打来电话，让他们赶快送货。王助理应了一声，就在他准备将此事告诉销售经理时，桌上的电话又响了，这次是另一家客户打来的电话，电话里告诉王助理：客户支付的货款已从银行汇过来了，请查询。王助理应了一声，再一次准备起身时，质检部经理进来告诉王助理，客户需要的质量报告已经准备好了，请销售部将质量报告随同货物一同发给客户。紧接着，电话铃声又再次响起来，就这样，直到下班时，王助理还没来得及将某大型鞋类专卖店要求立即送货一事告诉销售经理。事实上，在忙忙碌碌之中，王助理早已忘记了送货这件事。

过了几天，某大型鞋类专卖店还未见货物，便一个电话直接打到了销售经理办公室，销售经理赶忙通知业务员立即送货。王助理也因此被公司解聘。

或许，大家都为王助理被解聘而叫屈，王助理自己也觉得有点冤。但是，可以试想一下，假如王助理在工作中使用了“日常备忘录”，那么，即使再忙，他也不会把那么重要的事情给忘掉了。