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Part6 自动自发 主动做好每一件该做的事情（第4页）

时间是最宝贵的资源，浪费时间就是浪费生命。在工作中敷衍拖拉，就是对时间的一种浪费。如果充分利用时间，就可以做更多的工作。如果能在公司规定的时间内提前完成工作任务，就等于节约了更多的时间。

理查德是一家公司的销售主管。一次，老板告诉他，自己在三天后去加利福尼亚州参加一个会议，让理查德尽快制订出下个季度的销售计划，老板要亲自把它带到公司总部，交给董事会讨论。当着老板的面，理查德说：“好的，先生，我马上就去准备，一定在你走之前把它交到你手上。”老板听后，满意地点了点头。

可事实上，理查德一跨进自己的办公室，听到同事们正在热烈议论某款刚推出的计算机游戏，便想：“反正销售计划三天后才要，不着急，我先玩会儿游戏再动手也不迟。”于是，理查德在计算机前坐下，开始了游戏大战。当到了下班时间时，他才想起销售计划书一事，可一想到还有两天时间，也就放心地下班了。

第二天一上班，理查德看见办公桌上全是杂乱的等着处理的商业信函和文件，便开始着手整理办公桌，然后处理信函和其他事情。其间，他也偶尔想起应该动手制订老板交代的销售计划，但一想到还有充足的时间，便又放到了一边。然而，到了第三天上午，理查德进办公室后，第一件事便是上网查看自己的私人邮件，接着又和网友聊起天来。直到下班前一刻钟，老板的秘书出现在他的办公室时，理查德才想起那份还没动手的销售计划书，但此时一切都为时已晚。

老板听了秘书的汇报后，赶到理查德的办公室说：“你明天用不着来上班了！现在去财务部吧，我已通知他们替你结算好工资了。”

理查德为自己的拖延付出了沉重的代价。

身为员工，应该吸取理查德的教训，千万不可拖延时间，而应该抢时间。在主动完成自己分内工作的同时，还要做到以下几点：

1．在规定的时间内完成工作任务。

在很多公司里，都挂着这样的一块牌子：向效率要时间。其大意是，较高的工作效率可以争取到较多的时间。相反，浪费或者不善于安排时间就会出现工作效率低下的现象。一名优秀的员工应该知道如何利用有效时间去主动完成工作任务，并清楚在老板指定的时间内完成工作任务的重要性。

一些刚参加工作的新员工，在掌握工作时间上往往会出现这样一种现象，即晚来早走。如果经常晚来早走，每天工作不足规定的时间，那么总有一天，这位员工会被叫进老板办公室。

群众的眼睛是雪亮的，每一个人的工作量摆在那儿，每天做了什么，做了多少，大家心里都非常清楚。也许有人善于安排，按计划做事，能在相对少的时间内完成工作任务，但也没有理由晚来早走，而是应该向老板说明情况，争取更有挑战性的工作，或者将富余的时间用来自学更多的东西。

2．不浪费每一分钟。

对许多员工来说，“一分钟”显得无足轻重，即使是10分钟、20分钟，也常常被这些员工用来闲聊。当然，这些浪费时间的员工，直到退休时都不会明白，自己之所以一辈子平平庸庸，就是因为浪费了太多的时间，虚度了美好的光阴，不懂得在工作中珍惜每一分钟对自己的将来是多么重要。

一名员工要想在公司里不断地提高自己并获得老板的赏识，就必须学会有效利用每一分钟的时间。

美国麻省理工学院对三百名管理者做了调查研究，结果发现凡是成绩优异的管理者都懂得合理地利用有效时间，把时间消耗降到最低限度。

一位美国保险人员自创了“一分钟守则”，他要求客户给予自己一分钟时间，用于介绍自己的工作内容。一分钟一到，他会自动停止自己的话题，并感谢对方给予他一分钟的时间。由于他遵守自己的“一分钟守则”，所以在一天的经营中，时间的付出几乎和业绩成正比。

“一分钟时间到了，我说完了！”信守一分钟，既保住了自己的尊严，也没有减少别人对自己的兴趣，而且还让对方珍惜他这一分钟的服务。

另一家公司为了提高开会质量，老板特意买了一个闹钟，开会时每个人只准发言六分钟，这个措施不但使开会有效率，也让员工分外珍惜开会时间，并把握好发言时间。

身为员工，不仅要懂得每一分钟的价值，还要善于找出潜在的时间，并加以有效利用，做到不浪费每一分钟。

当然，在生活中，不仅员工不能拖延时间，就是经理、家庭主妇、教师、医生等，也不能拖延时间，否则，就会把大量的时间浪费掉。只有懂得珍惜每一分钟的人，时间才会给予他丰厚的回报。

文件处理要迅速

处理文件是每个企业管理人员必做的工作，这里的文件包括来往商业信函、下属递交的需要批复的报表、计划书、策划方案、会议记录等。每天处理这些事情要花很多时间。那么，如何最大限度地把这件工作做得既快又利索呢？

首先，要抛开传统的处理方式，即不宜按照文件接收的先后顺序一件一件地细看，这样一天的时间有可能都被消耗在看文件上，而把重要的事情耽误了。要避免这种情况发生，在上班后的第一件事就要对收到的文件进行归类，然后把最重要的文件优先处理掉。

其次，让秘书帮助处理文件。有的领导没有给秘书明确规定任务，秘书无论收到什么文件，都一概转给领导。其实，这些文件并非都需要领导亲自批示，那些不重要的礼节性信函等，应该授权给秘书处理，这样就能够节省出很多时间。同时，还应该告诉秘书如何对文件进行归类，应该把哪些文件转到哪个部门，或者应该把哪些文件直接丢进垃圾桶中。

如一位经理告诉他的秘书应该这样处理文件：

1．把每天的文件进行分类，把最重要的、急需领导本人亲自处理的文件挑出来，并统一放在文件夹中，这样领导一上班就能立即进入工作状态。

2．把“信息”类文件放到公文包里，在上下班的路上阅读，这类信息包括同行业间的发展动态、关于某件事情的长期计划安排等。

3．可看可不看的文件，由秘书自己处理。

企业管理者在处理重要信件时，要做到每件只处理一次，也就是说，一旦打开一份文件，就要一次性把它处理好，不要处理了一半就放下，如果这样处理，当再一次看到这份文件时，就有可能由于疏忽而忘记了文件的关键内容，只好再从头看，这样就会浪费不少时间。

当然，不是所有文件都可以立即处理完，有的文件所涉及的事情需要用几个星期，甚至几个月时间才能解决，这就需要把这种文件单独列出来，在合适的时候再慢慢处理。有些文件所涉及的事情重大，必须向上级领导请示或者和其他同事商量才能作出决定，对这样的文件，也要尽早处理，并把自己的意见转告他人。

另外，不要对那些没有价值的文件反复修改。一位秘书抱怨老板总是过于追求完美，要求他把每封信都要打上三遍草稿，然后再发出去，其实这样做浪费了秘书很多宝贵时间。

最后，管理者要严格要求自己的秘书，确保秘书撰写的文件都能立即发出去，不需要作任何改动。这样才能减少秘书的工作量，让他们把时间花在那些重要的工作上。

工作时间不闲谈