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Part8 化繁为简 效率永远是最重要的事情（第3页）

通常这种无效率的会议，都是因为没有明确开会时限的缘故，也因此一定会有迟到或中途才进来的与会人员。由于不确知会议要开到什么时候，所以大家便毫无压力散漫地讨论。而且，会议主题不明确，只有题目没有讨论的方案，以致抓不住问题核心，讨论不出有效的结果来。

这里要提出来的是开会前的准备工作。例如，开会前应简单地条列出问题，并且针对每项问题分别提出至少三项的解决方法，以最精简的方式做出一份报告，于开会时分发给每一位与会人员。这样的会议一定能有效率地进行。

换句话说，提案者提出一些问题，而且针对问题拟定了苦干方案，由于个人能力有限，所以想请教于各位与会者，希望共同讨论、决定出一个可行的方法来，以这样一个方式进行开会讨论。

这种方式的会议。大概都能在一个小时内结束，节省下来的两三个小时，可以用到更重要的工作上去。当然，主持会议的人前前后后一样要花两三个小时，但那至少只有他个人的时间花费，不会掠夺其他与会人员的时间，所以，就公司整体而言，时间成本是大幅节省了。也就是说，会议一开始，所有的与会人员便能立即切入问题的核心讨论。当然啦，这必须是在提案者本身已确实把握住问题点，并且做出具体的方案的大前提下才能如此顺利进行。

2．即席站立讨论，可以省下许多时间。

一些重要的事项经常站在走廊上三言两语就解决了。这些重要事项，如果是在单位的话，大概得上至上司、关系人，下至该事项的负责人，上上下下集合好几个人开会，而在开会时却又尽是负责人与上司之间的对话，造成全员时间上的浪费。但是，在现代追求高效率的单位则会是另一种景象。

好比说，今天某企业档案的经济费不敷使用，而负责人碰巧在走廊上遇见了握有处理该事项权限的上司，他便当场提出：“关于……关系，事业的经费不敷使用，恐怕得再增多少数目不可……。”而这位上司也同样简单明了地说：“好、那么追加经费！或是“不行哦，现在没办法追加经费了，你就在当初的预算范围内考虑解决的方案吧！”

是或否，一下子就有了答案，其处理事情之明快确实令人大开眼界。

其实会议不见得一定得许多人坐下来讨论不可。与上司在走廊上简单地得出结论，不也是一种会议形态吗？有时候何不尝试这种站立的即席开会。它之所以迅速，是因为双方都是临时站定，所以一定会产生赶快解决问题的心理，也因此能更集中精神讨论出结果来。这种会议形态，在重视总体意见的企业界，恐怕不太容易被采用，不过近年来逐渐有被接受的倾向。有人认为，即席站立式的开会，能使头脑的运转更灵活、迅速，在提高效率的前提下是很值得采用的。

减少电话使用时间的方法

把过多的时间用在讲电话上并不是一件好事，因此减少不必要的通话也能为你节省很多的时间。我们不妨从以下几个方面入手：

1．电话应对术。

一般的公司里电话相当多。好的一面是，它代表了业务繁盛；坏的一面是，常常要为客户电话打不进来而伤脑筋。虽然，只要秘书一句“抱歉，负责人正在讲电话”就可以处理了，但万一对方有要事联络时就伤脑筋了。而且，如果对方是重要客户的话，也得赶快挂掉手边的电话，拨过去问个明白。

如果对方是在公司或家里打的电话，那还无所谓，立即拨过去即可。万一是在公共电话亭打的话，一错过，可就无法补救了。思前想后，“到底什么事呢？会不会有什么急事啊？”恐怕一整天就要为那一通错过电话心神不宁，工作大受影响。

当然，有过几次这种经验以后，有的人便开始以不错过任何电话为原则，并交待秘书，如果他讲电话的时候又有电话找他，务必请对方稍候，再以暗号通知他，并且等他的回复。他们之间的暗号是这样的，当秘书递给他传言便条的时候，如果他在便条上写“W”（wait的略写）的话，就是“请他等一下，我马上好”的意思；如果是“T（telephone的略写）7”，就是“7分钟以后我会回他电话”；而“A（again的略写）5”则代表“请他5分钟以后再打过来”。当然，一些推销员之类的电话，直接由秘书处理掉就可以了，不需要他接听。

有时候与一些喜欢聊天的客户通电话，讲完了正事以后就是无关紧要地话家常，而如果此时别的客户有要事联络，因为秘书的一句“讲话中”，就把电话回绝了，那么这可真是“因小失大”了。如果采用上述打暗号的方法，这些困扰就可以完全避免了，既不必担心错过任何电话，也可以安心地与客户话家常，搞好人际关系。

2．不要只是“张先生来电”，“XX公司的张先生来电”不是很清楚吗？

打电话的时候，最不愿意在电话接通以后，只听到对方一声“喂！”，公司的名称连报都不报一下。就算是直拨的电话，也应该说“XX公司经理部”或是“XX公司公关部”等等，让对方确定自己没有打错电话，如果打错了也趁早发觉，避免时间的浪费。

像这样的电话应对，应该在新进员工的训练课程中详细提醒才是。总之，在单位里可以把各种对象的电话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，而不必等到出了问题才一一解决、教导。这本电话应对手册中有应付各种电话的方法，以最令人头痛的推销员电话为例，当对方一开始：“恭喜您在十万人中幸运中选，我们很高兴为您推荐一项优秀的产品……”在确定这是浪费别人宝贵时间的推销电话以后，你便可以单刀直入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不论是多么令牙利齿的推销员这种时候都只能回答：“是的是的。”然后，你便可以立即补上：“不用了，谢谢！”马上把电话结束，避免浪费时间。

另外，这样的手册中，对于对方打错电话的情形也应有详细的应对说明。许多人在知道是打错的电话以后，都会不高兴地说上一声：“你打错了。”就嘭地挂掉电话。但是这样的应对法，对方很有可能重蹈覆辙再打过来，徒增自己的麻烦。所以对于这种错误的电话，务必问清楚：“请问你打几号？”如果对方回答的号码不对，应该告诉他：“我们这里是几号”。如果对方回答的号码确实与自己的电话号码相同的话，就应该清楚地告知：“这里的确是××号没有错，但我们这里是××地方。”以防止对方不明就里地重蹈覆辙。其实这些都只是稍稍费心的小方法而已，但这些小技巧却能减少被电话占用的时间。

调整工作环境，提高工作效率

我们都知道，工作环境的好坏会直接影响到工作效率的高低，那么，它们之间有着怎样的具体联系呢？

1．太暗或太亮都会影响工作效率。

照明设备会直接影响工作效率。尽管脑筋再清晰，眼晴疲劳的话，效率也会减半的，所以，从某种意义上来说，你对于工作场所的照明设备，应当不吝啬也不怕麻烦。出差投宿旅馆，你可以自行携带可伸缩的折叠式台灯来改善照明，因为旅馆或大饭店中的照明设备，设计时都是为阅读报纸或杂志设想。如果要长时间处理文件或读书，这样的光线是绝对太暗的，所以你应学会自备台灯。有了自备台灯即使是在旅馆的陌生房间内，也能和在自家的书房或办公室一样地集中精神做事。

其实不只是照明设备，目光所及的各种东西，都会直接或间接地影响到工作效率。就像前面提过的，为了替自己打气，有人制作了工作进度表，而在标明进度时，一定都以朱红表示。

虽然不是斗牛，但不可否认的是见到红色战斗力便油然而生。所以，画进度表也罢，读书时圈划重点或段落也罢，一般都应当采用可以感受到活力的红色或橘红色。

但是，工作地点的墙壁却不宜漆太刺激的颜色，当然，太晦暗也是不好的。最好是具有安定情绪的色调为最适宜。有些人认为，适合精神劳动的环境应以淡青色或淡蓝色的寒色系为佳。而白苍苍的墙壁也容易让人联想到医院，所以，很多人偏好柔软又具亲和力的肤色系统，似乎以它最能感受到安定的感觉。

当然我们并不是色彩学专家，无法做详细的说明，但墙壁的颜色确实会影响一个人的情绪。每天面对脏而旧的墙壁，日子一久，人都会变得贫弱无趣。所以，除了色调本身以外，干净与否也是很重要的。

假设由于藏书太多，书橱好几个，所以你的书房几乎看不见墙壁。因此，精心安排的肤色墙壁就发挥不了作用了。不过，你把重点转移到窗帘上，柔和的肤色窗帘一样具有安定心情的效果。总之，为了提升工作效率，注意工作环境的安排是绝对有必要的。

2．工作性质与工作场所的配合。

讲到工作与场所的关系时，必须考虑到配合的问题，因为工作内容的变更，场所也需要变动。比方说必须参照许多参考书籍的工作，就非得在参考书籍随手可得的地方不可。如果缺乏所需要的书本，不管你花多少时间，效率也是不高的。这个道理人人都懂，但是许多人却放着显而易懂的道理不顾，尽是无效率地工作。

不少作家喜欢将自己关在饭店或旅馆内写作，另外一些也经常选择在饭店里工作。不同的是，前者是故意将自己关到旅馆中，而后者则是因为出差不得不如此。但是，在旅馆内做事确实有它的好处，平时在办公室里，一会儿部属、一会儿秘书、一个儿又是客户的电话，工作常常会被打断。在家里的话，几时吃饭、几时洗澡、几时上床，有它一定的生活步调。就算自己全然无视，也多少会受同一屋檐下其他人的影响，容易分心。所以，如果把必要的资料带齐了到旅馆内工作，由于不受干扰，工作便能做得多而且快。

尽管旅馆内工作效率高，但并非所有的工作都能在旅馆内圆满进行，毕竟我们不能把单位或书房里的各种参考书及资料，全数搬进旅馆。你可别只想到在旅馆内不受干扰，工作效率高，便以为什么工作都可以带到旅馆去做。

反过来，如果必须投宿旅馆，一定要事先考虑能做哪些工作，需要带哪些资料。从一般经验来说，一旦知道出差时要投宿旅馆，一定事先备妥能当场进行的工作资料。有了基本的资料、必备的参考书，才能达到满意的工作效率。

3．上下班的公共汽车上也是不易受打扰的工作场所。

有些人在朝九晚五的上班生活中，大部分的坐车时间都用来学习外文。早上时间一到，定时器就会启动收音机，把他叫醒。

也许，你会认为在摇摇晃晃的公共汽车中，充其量只能做些听力的训练或是构思而已，其实车上也是很适合写稿的。如果你愿意尝试的话，将可以发现，克服在车上写字时的物理性障碍，并不如想象中的困难。甚至会觉得，比起在图书馆里小心翼翼生怕打扰他人的情形，在公共汽车上写字是要开放、自由得多，令人忽略了它的不方便。而且电车里也没有如办公室中被杂事中断的情形，所以一些在办公室里无法定下心来写的东西，你可以在乘车的时候完成。

有这样一个小故事：