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Part8 化繁为简 效率永远是最重要的事情（第4页）

一位小伙子为了寄一张明信片给他的女友，前后用了半天时间：花了半个小时找明信片，半个小时找眼镜，一个半小时写明信片。剩下的30分钟则用来想：寄信时要不要骑自行车。一般人花三分钟时间可以处理完的事情，到这位小伙子那里花了半天时间还处理不完。

这个故事虽然有点夸张，但在职场中，有很多人像这位小伙子一样，本来三分钟可以处理完的事情，却花了大半天时间还处理不完。为什么会出现这种情况？就是因为没有掌握好正确处理事情的方法，不知道正确地处理事情比处理正确的事情更重要。

开展任何一项工作都必须考虑效率，因为工作效率低下意味着公司各方面成本的增加，这对公司和员工个人都十分不利。

小军是某公司市场策划人员。一次，领导让他在一周之内提交一份公司同类产品在上海市各大商场销售现状的调查报告。

接到任务后，小军没耽误一分钟，立即乘车赶往上海，又马不停蹄地到几个大的商场和批发市场做了详细调查。回到公司后，着手整理各种数据，并动手写调查分析报告。

同办公室的小吴见到小军，劝小军道：“你刚从上海回来，休息两天再写也不迟。”

“不，我得尽快地写好报告。”

“经理不是让你下个星期一才交吗？”

“没错，但我想早点完成比晚点完成更好。”说完，小军便埋头工作起来。

星期五下午，经理突然来到办公室，对小军说：“调查分析报告写完了吗？总公司刚才来电，要我立刻带着这份报告过去开会，因为竞争对手正在调整市场，我们也得迅速部署另一套营销方案，以应对市场的变化。”

“已经完成了。我正准备送到您的办公室呢。”小军说。

“好样的，小伙子。其实我来你办公室之前是不抱希望的，因为要在这么短的时间内完成报告实在不容易，但你做到了，谢谢你！如果没有这份报告，我还真不知道该怎么向总公司交代呢。对了，总公司决定在上海成立分公司，正在挑选负责人呢。我这次去总公司，准备把你的名字报上去。”

小军只是在规定的时间内提前完成了工作任务，就获得了公司的重用，由此可见，提高工作效率不但能为公司节省成本，还能为自己的提升“加分”呢。

干每一件工作都需要一定的时间，因此，时间是成就事业的一个制约因素。如果学会管理自己的时间，做到不空耗时间，就能够在规定的时间内完成工作任务，就比别人更容易获得成功。

高效率工作的小窍门

无论是老板还是普通职员，都希望不断提高工作效率。但是，提高工作效率也需要一些小窍门，只要灵活运用这些小窍门，就一定能缩短工作时间，提高工作效率。

在工作中，特别是那些与文书、数据、报表等有关的文秘工作，都离不开办公用纸。办公用纸的规格应当统一，不能有大有小。如有的报表打在A4纸上，而资料打在B5纸上，由于纸张大小不一，复印时很费时间，如果所有资料纸张大小一致，不只是复印，各方面的工作效率都将大大提高。

2．将经常使用的工作用语记号化、简略化。

管理者在处理事务的过程中，会经常和来访的客人交换名片，等客人走后，管理者会在其名片上简单地记上“名、住、印、档”等记号，然后交给秘书，由秘书将记有客户姓名、住址等内容的名片夹入名片簿存档。经常把使用的工作用语记号化、简略化，在交代工作的时候，可以省去不少麻烦。当然，这些简化用语在秘书上班的第一天就应该告诉他，要求他按照记录简单记号的方法处理客人的名片。

3．写报告要讲究方法。

在写报告时，中途有疑问或不了解的问题，可以查阅资料或文献，不过，却因此而耽误了时间，影响了工作进度。所以，一旦有必须查阅的问题，可先将其列在纸上，最后再去查资料。此外，列在纸上的问题也可以交代下属去查，不必停止手中的工作。

4．参考书籍在复印出所需资料后，要立刻归位。

在很多管理者的办公室里，都有一个大大的书架。如果书架上的书摆放得乱七八糟，找一本急用书就得花上很多时间，由此导致工作效率降低。所以，书架要随时整理，将使用过的书籍归位。一般情况下，所需要的资料，在一本书中只占两三页，所以，每找出一本需要的书，在把需要的内容复印下来之后，就要把书籍放回书架上，这样书架才能保持整洁，下一次就不必为了寻找需要的书籍而浪费时间。

5．把重要的剪贴资料印在统一规格的纸张上。

工作中，有时候需要一些剪贴的资料，如果剪贴资料复印用的纸张大小不统一，整理应用时就会不方便。如果剪贴资料全部统一复印在A4纸上，这么一来，不但日后整理容易，而且检索起来也非常方便。

另外，还可以将剪贴资料的印本直接夹进活页夹里存档，不但省去了粘贴的麻烦，也不会有剪贴资料丢失的现象发生，尤其是资料夹成一册，整齐而不占空间，好像一本书一样。

6．报送出去的文件也要做标题和目录。

为有合作关系的客户送交报告、资料时，一定要在上面附标题和目录，同时也要求下属在呈报任何文件时，都必须标上标题与目录。因为标题和目录能够使人在阅读文件之前，对文件的整体观点与主题，有一个概括性的了解。

有的人认为这样做很麻烦，但是，写上标题和目录后，就能大大缩短他人的工作时间，也能够缩短自己的工作时间，何乐而不为呢？

保存资料的活页夹有红、蓝、绿等不同颜色，可以利用这些不同颜色的活页夹保存不同的资料，比如用红色活页夹保存业务手册，用蓝色活页夹保存各类报表等等。这样不管活页夹放在哪里，一眼就可以看出文件的内容种类。

8．把内容固定的文件格式化。

对那些格式统一的文件内容，尽可能使用专用表格，这样一来，既可减少整理文件的时间与精力，也可以将节省出来的时间用于业务工作。

9．在抽屉中放置小空盒，用于归置小东西。

抽屉中放一些小盒子，在里面放名片、订书钉、胶水等办公物品。记住，不要放私人物品，如男性不宜放打火机、香烟等，女性不宜放化妆品、小镜子、香水等。

10．圆珠笔之类的文具，要经常保持在三支以上。

虽然现在用计算机处理文字的时候比较多一些，但是，用笔书写文字的时候也不少，因此，随身所携带的圆珠笔最好在三支以上。防止文件刚写到一半，突然外出办事而把笔忘在桌上。即使如此，工作也不会中断。回来之后，只要有纸有笔，就能马上继续工作。虽然这件事情很小，但也会影响到工作效率。

当然，在工作中节约时间的小窍门不止这些，但只要做个有心人，就能够发现更多节约时间的方法，如果把这些方法都用在工作、生活中，就一定能快速完成工作任务，节省大量的时间。